[Produktywność dla IT] System zarządzania życiem – wprowadzanie

Pasjonuje mnie temat produktywności. Tego jak budować nawyki, jak osiągać skuteczniej cele, a w rezultacie jak być szczęśliwszym człowiekiem. Przez prawie 12 lat zdążyłem przetestować kilka różnych podejść, wiele narzędzi - programów, aplikacji jak i modeli mentalnych. Niektóre zostały ze mną, a wiele z nich odpadło. Jest to pierwszy artykuł z wielkiej króliczej nory produktywności. Zamierzam skupić się głównie na specjalistach technicznych, ale myślę że każdy znajdzie coś dla siebie.

Z moich talentów Galloupa wynika że moim najmocniejszym talentem jest learner (uczenie się), dalej w piątce mam np. analityka czy naprawiacza. Nie mam talentów interpersonalnych czy komunikacyjnych, więc idealnie nadaje się na stereotypowego programistę 😛 Wynika z tego, że uwielbiam optymalizować, usprawniać, uczyć się czegoś nowego, a jednocześnie staram się być kreatywnym leniem, który szuka sposobów na zrobienie więcej mniejszym kosztem. Lenistwo można wykorzystać na różne sposoby 😉

Na rynku jest sporo książek, głównie o zarządzaniu czasem, czy zadaniami np. o metodologii GTD. Znalazłem kiedyś jedną o kierowaniu energią i emocjami, co było super uzupełnieniem. Nie widziałem dobrych materiałów traktujących temat w sposób bardziej holistyczno-całościowy dla specjalistów wiedzy np. programistów, inżynierów, trenerów. Pomyślałem, że czas zebrać moje doświadczenia i podzielić się nimi. Będę wdzięczny za komentarze.

Na początek pójdziemy z serią dotyczą budowy osobistego systemu zarządzania wiedzą. Inaczej zwany second brain czy personal knowledge management system w anglojęzycznym internecie. Jest to dla mnie serce produktywności w moim codziennym życiu.

Codziennie pracuję z dużą liczbą informacji. Czytam różne artykuły, oglądam prezentacje, maile, ogarniam mniejsze i większe projekty, analizuje błędy w oprogramowaniu itd. Staram się zarządzać swoimi notatkami, zadaniami, projektami, aby utrzymać kontrolę. Jest to masa informacji i duże wyzwanie, aby je organizować.

Drugi mózg to cyfrowy zapis twojego życia

I tutaj wchodzi idea "second brain" - drugiego mózgu. I nie chodzi tu o układ pokarmowy, często zwany drugim mózgiem, ze względu na jego bardzo bogate unerwienie.

Drugi mózg to twoje życie w postaci cyfrowej. Twoje notatki, listy zadań, projekty, zdjęcia, zapisane pliki. To co jest dla ciebie jest wartościowe i może być użyte w przyszłości.

Drugi mózg to osobisty system z zestawem narzędzi i procesów do zbierania, przetwarzania i pozyskiwania informacji.

Ogólnie dostępnych jest mnóstwo narzędzi, technik - chcę omówić najważniejsze, te który sprawdziły się u mnie. Mogą działać u Ciebie, ale potrzebujesz potestować różne podejścia. Uważam, że ważne jest, aby stworzyć system pod siebie. Pod swoje nawyki, sposób zdobywania i przetwarzania informacji, jak i samo-organizacji. Jednej osobie wystarczy notes, ktoś potrzebuje miliarda notatek w markdownie, a inny lubi mapy myśli. Znam takiego gościa, który używa tylko FB messengera do ogarniania swoich biznesów :O

Mój system ma na celu spełniania zadań takich jak:

  • utrzymanie i rozwijanie systemu notatek(bazą wiedzy i pomysłów),
  • śledzenie zadań do zrobienia np. codziennej i tygodniowej listy
  • prowadzenia projektów osobistych,
  • monitorowanie ulubionych blogów, portali pod kątem nowych treści,
  • trzymanie i indeksowanie posiadanych produktów cyfrowych jak gry, ebooki, pdf-y,
  • zarządzanie skrzynką pocztową,

Ważne dla mnie jest, aby utrzymanie systemu spełniającego powyższe zadania było tanie zarówno w kontekście pracy nad utrzymaniem jak i finansowym.

Do tego potrzebuje mieć dostęp do danych z poziomu kilku komputerów, telefonu. Narzędzia powinny udostępniać możliwość szyfrowania danych. Najlepiej, abym miał do tego pełen dostęp online jak i offline. Mile widziane, abym mógł korzystać z pluginów stworzonych przez społeczność.

Na co i po co mi to?

Wspieranie procesu nauki

Tworząc i analizując notatki uczysz się. Analizujesz wzorcowy materiał, wyciągasz esencje na ich podstawie, możesz tworzyć nowe treści. Ważne jest, aby używać narzędzi, które wspierają sposób, w jaki lubisz się uczyć i pozwalają na szybkie znalezienie i przypomnienie informacji.

Wykorzystywałem system np. do nauki certyfikatu Google Cloud Platform). Miałem ogólne notatki z każdym zagadnieniem, a w razie potrzeby pod ręką miałem pliki, które rozszerzały materiał.

Rozwijanie kreatywności


źródło: Kreatywność – Encyklopedia Zarządzania

Kreatywność - sztuka tworzenia nowych rozwiązań jest wynikowym działaniem wiedzy, motywacji i umiejętności twórczego myślenia. Jeśli jesteś w stanie połączyć-skojarzyć różne informacje, dziedziny to łatwiej jest rozwiązywać wyzwania.

System buduję w taki sposób, aby wykorzystać to jak działają nasze mózgi. Łączę ze sobą notatki za pomocą linków i tagów. Co pozwala zobaczyć powiązania pomiędzy informacjami, a to pomaga przy przy przypominaniu sobie zagadnień czy tworzeniu nowych informacji.


Tak w chwili obecnej wygląda graf połączeń pomiędzy notatkami w moim second brainie.

Wzmacnianie nawyków

Dobre narzędzie, czy ogólnie mówiąc system powinien ułatwiać budowanie nawyków, na jakich Ci zależy. Ma na myśli np. śledzenie postępów, zapis wniosków.

Odciążenie umysłu

Zapisując ważne dla Ciebie rzeczy jak pomysły, zadania do zrobienia odciążasz RAM mózgu. Plus, nie zapomnisz tego, więc nie stracisz. Tworzysz środowisko, które wspiera czystość i łatwość myślenia.

Nieocenione wsparcie dla twórców

Dobrze zbierane notatki i łatwy dostęp do informacji w nich zebranych jest kluczowy w procesie tworzenia nowych treści. W niektórych programach jak Obsidian, czy Roam można podejrzeć połączenia miedzy informacjami w formie grafu, co pozwala na szybkie skojarzenia. Na przykład pisząc artykuł czy pracę naukową jesteśmy bardzo szybko odnieść się do np. zebranych cytatów, plików. Nie ma potrzeby ponownego poszukiwania tych samych informacji w internecie. Znalazłem dobry przepis na np. śniadanie, zapisuje jego treść i linka. W razie potrzeby 2-3 kliknięciami jestem w stanie go znaleźć.

Efektywne pisanie zależy od organizacji informacji.

Niech za przykład służy Zettelkasten - metoda łączenia notatek (myśli) wymyślona przez Niklasa Luhmana umożliwiła mu opublikowanie ponad 60 książek i setek artykułów z nauk socjologicznych. Aby odnieść sukces jako naukowiec nie trzeba przeprowadzać unikalnych badań, czy tworzyć innowacji. Współczesny naukowiec zajmuje się głównie budową tekstów, prawidłowym cytowaniem i tworzeniem przypisów.


Fizyczna implementacja systemu Zettelkasten.

Narzędzia

Poniższa grafika przedstawia tylko wycinek dostępnych cyfrowych narzędzi związanych z budowaniem wiedzy. Jak jeszcze dorzucimy programy do zarządzania zadaniami i projektami, to łatwo o ból głowy i uczucie przytłoczenia. Jest tego naprawdę dużo.

Każde narzędzie wymusza pewien sposób pracy z nim, chce zamknąć użytkownika w swoim ekosystemie, aby musiał w nim zostać i płacić za korzystanie. Dodatkowo w każdym będzie czegoś brakowało, ma plusy dodatnie i ujemne.
Na przykład OneNote, Roam są użytecznymi narzędziami, ale nie masz pełnego dostępu do plików. Nie użyjesz innych narzędzi do ich edycji czy tworzenia. W przypadku Notion jest jeszcze gorzej, bo nie ma on szyfrowania i trybu offline. Pliki są hostowane tylko w chmurze. Za to jest ładny, udostępnia dużo integracji, można współpracować z innymi. Oprogramowanie ze swoim projektem funkcjonalnosci czy UI wymusza określony sposób pracy z nim.

Inną kwestią jest uzależnienie od producenta, na czym mu zależy a klientowi zazwyczaj nie jest na rękę. Jeśli wprowadzi on dodatkowe opłaty, dokona dużych zmian, będzie to wymagało dostosowania się, albo zrezygnowania. Dodatkowo jeśli developer upadnie, to rozwiązania chmurowe nie będą wspierane i stracisz dostęp do tego co w pocie czoła stworzyłeś. Jeśli nie masz kontroli nad ważnymi dla Ciebie danymi, to nastawiasz się na niepotrzebne ryzyko.

Dobrze wybrane narzędzie i sposób pracy pozwala na efektywne korzystanie z swojej bazy wiedzy, ogarniania swoich projektów, czy zarządzania swoich życiem (listy todo, dziennik, trackowanie postępów na siłowni, wyniki badań itd.)

Na razie pracuje głównie na Obsidian.md osobiście jak i w pracy. Całkiem niedawno zrezygnowałem z OneNote i Notion. Rozwinę swoje powody, gdy będę omawiać konkretne narzędzia 🙂 Na moim przykładzie pokażę Ci na co zwracać uwagę przy wyborze narzędzi pod Twoje potrzeby.

Jak wspominałem, jest to pierwszy artykuł z serii. Będę wdzięczny za pytania, sugestie, skargi. O czym byś chciał(a) przeczytać w kolejnych wpisach?

Subscribe
Powiadom o
guest
10 komentarzy
najstarszy
najnowszy oceniany
Inline Feedbacks
View all comments
matejak007
1 miesiąc temu

Bardzo chętnie przeczytam o twoich przemyśleniach nt. Notion w tym kontekście (czy ogółem). Nie mam teraz sprecyzowanych potrzeb, ale lokalność współdzielonych plików na różnych maszynach z różnymi OS-ami… Obsidian wygląda bardzo obiecująco. Przygotowuję się do rekru do Wielkiego G i widzę, że zdecydowanie przyda mi się lepsza organizacja. A i trzymanie zdjęć /zrzutów ekranu w chmurze coraz cześciej mi się przypomina jako rzecz do zmiany.

matejak007
Reply to  Michał Mazur
1 miesiąc temu

Tak, czytałem już ten artykuł, wiem jak Cię znaleźć :)), a do samej rekrutacji… to tak najwcześniej za pół roku. Mam przed sobą trochę zmóżdżania się nad algorytmami i strukturami danych to w sumie główna różnica między butkampowaniem się a studiowaniem informatyki (tak mi się wydaje). Nadrabiam 🙂 Przez jakiś czas zamieszkam na LeetCode x)

Agata
Agata
1 miesiąc temu

A ja mam pytanie: Jak zacząć? Co byś polecił totalnemu laikowi, który chciałby zacząć porządkować swoją wiedze i to co już ma.

Raf
Raf
1 miesiąc temu

cześć, fajnie że poruszasz taki temat. Też trochę jestem maniakiem produktywności. Jeszcze nie rozkminiłem do końca jak dobrze notować – mam notatki porozrzucane w Atom, Emacs, Everonote i ostatnio Obsidian. Dzięki za metodę Zettelkasten, może jeszcze raz do tego przysiądę.

Pytania:
1) Jak wyszukujesz notatki? Czy masz jakiś specjalny tool, który najpierw szuka w notatkach a później w internecie?
2) Jak robisz powtórki z notatek? Masz jakiś system że na przykład zapisujesz kiedy była ostatnia powtórka?

Co do produktywności to dla mnie ważne umiejętne wykorzystywanie czasu. Często mam tak że zamiast się uczyć to prokrastynuję. Całkiem pomaga rejestrowanie czasu w app Swipetimes i rozpiska planu dnia w app Nawyki.
Pytanie 3, jak Ty do tego podchodzisz?

Paweł
Paweł
29 dni temu

Czy jest gdzieś spis tych narzędzi z nazwami? 🙂 Po logo ciężko stwierdzić jak nazywają się niektóre z nich 😀

Justyna
Justyna
24 dni temu

Bardzo ciekawy artykuł i już nie mogę doczekać się jego rozwinięcia. Jestem perfekcjonistką, co w zasadzie nie przeszkadza być bałaganiarą. Mam kilka opatentowanych pomysłów jak utrzymać porządek na dysku zewnętrznym ;), ale wciąż jestem poszukująca. Masz kilka błędów w tekście, przed publikacją można je sczytać w jakimś edytorze. Trzeba świecić przykładem dla młodszych pokoleń 😎